索 引 号: QZ05130-3000-2018-00007 | 文 号:狮档〔2018〕7 号 |
发布机构:石狮市档案局 | 发文日期:2018-05-02 |
信息类别:政府信息公开目录 | 公开方式:主动公开 |
内容概述:关于做好2018年度档案登记和档案电子目录数据报送工作的通知 |
根据《福建省档案登记暂行办法》和《福建省档案目录电子数据报送暂行规定》的要求,各单位每年应向我局办理档案登记和报送上一年度永久、长期(30年)档案电子目录数据,现就做好2018年度档案登记和电子目录数据报送工作的有关事项通知如下:
一、档案登记办理、电子目录数据报送范围
1、2018年度档案登记办理单位[副科级及以上]:各镇(街道)、市直机关、事业单位、团体以及国有或国有控股企业,上级驻石有关单位,撤并或新成立的单位。
2、档案电子目录数据报送范围:应向市档案馆移交档案的单位向市档案局报送上一年度(2017年)永久、30年(长期)档案电子目录数据。
二、档案登记办理要求
1、报送单位(含新成立单位)填报《福建省机关、团体、企业事业单位档案登记办理表》[附件一]
2、报送单位变更或注销填报《福建省档案登记变更、注销手续办理表》[附件二]
三、电子目录数据报送要求
(一)数据格式与著录要求
1、数据格式:电子数据统一规定为DBF格式。采用直接从计算机信息管理系统数据库中导出电子数据方式的,应按要求转换为DBF格式或XML数据格式和EXCEL文件格式,或直接导入专用报送软件后再报送。
报送电子数据时,一般不应采用加密或压缩处理的方式,如确实需要对电子数据进行加密或压缩处理的,报送单位应向接收单位提供解密或解压缩的方法与手段。
2、数据结构:
报送单位报送的档案目录数据结构的字段名、字段类型、文字类别、字段长度必须完全符合标准要求。
3、著录项目与著录要求:文书档案文件级和案卷级目录的著录项目与著录要求应严格依照《文书档案目录数据交换格式与著录细则》(DB35/T161-2002)的要求。
(1)密级应按文件形成时所定的密级著录,分为非密、秘密、机密、绝密等四个等级,对已升、降、解密的文件,应著录新的密级。著录时采用两个汉字代码。
(2)文件题名中的阿拉伯数字、英文字母、标点符号要用全角著录。
(3)文件编号中的数字和符号用半角著录,其余汉字用全角著录。
(4)主题词著录时不能多于40个汉字,词与词之间用“ ;” 间隔。
(5)载体类型:以纸张为载体的档案一般不予著录载体类型,其他载体类型分为照片、底片、胶片、印信、缩微制品、录(音)相带、磁带、磁盘、光盘等多种,应据实著录。
(二)报送数据的文件名格式
报送单位在档案目录电子数据报送时应编制文件名,文件名格式如下:
数据级别+全宗号+档案所属年度+子库文件编号
数据级别:“W”表示文件级
“A”表示案卷级
“D”表示单份文件
子库文件编号:报送的数据库文件长度超过载体存储容量时,应把数据库分成若干个子库,并按顺序对子库文件进行编号。子库文件以2位代码标识。如无子库文件,可不编号。
如:D00622003,其D表示单份文件目录电子数据,0062表示全宗号,2003表示年度。
(三)数据检验:
报送单位应对报送的电子数据内容、格式等进行检验,确保数据规范、准确、完整和无计算机病毒。
(四)报送方式:
档案目录电子数据的报送采取离线报送:将电子数据存入光盘、磁盘等载体后,以脱机移交载体的方式报送。同时,应在磁盘载体或光盘包装物上贴标签,注明报送单位名称、全宗代码、报送时间、数据库文件名、数据条数等项目,报送涉及国家秘密的档案文件目录电子数据时,必须采用脱机移交载体的方式报送,不得采用网络传输的方式。
(五)报送手续
档案目录电子数据报送时,报送单位及接收单位双方应按规定办理交接手续,确保数据准确,手续齐全。
1、报送档案目录电子数据时,应按要求填写《档案目录电子数据报送、接收登记表》[附件三],并签字盖章。
2、交接手续办理完毕后,报送单位及接收单位各执一份,并归档保存。
四、档案登记办理、电子目录数据报送时间
报送单位应于2018年8月30日前向我局办理档案登记、报送电子目录数据。
联系人:林国钦 [石狮市档案局监督指导股]
联系电话:83078686
附件一:《福建省机关、团体、企业事业单位档案登记办理表》
附件二:《福建省档案登记变更、注销手续办理表》
附件三:《档案目录电子数据报送、接收登记表》
石狮市档案局
2018年5月2日